政务微博 政务微信 移动客户端 无障碍浏览 设为首页 加入收藏 使用帮助
网站首页 信息公开 政务服务 公共服务 互动交流 信息查询 网站导航
计划财务 | 政策法规 | 行政审批 | 住房保障 | 房地产业 | 公积金监管 | 建筑管理 | 城市建管 | 村镇建设 | 勘察设计 | 建设科技 | 景观园林 | 城建档案 | 建造师
项目公开 | 标准定额 | 人事教育 | 党建工作 | 纪检监察 | 出入川服务 | 执法监督 | 散装水泥 | 工程造价 | 质量安全 | 招标投标 | 建设工会 | 标准设计 | 博览会
   
 
成都市城乡房产管理局关于印发《成都市住房保障档案管理暂行规定》的通知

 
发布日期:2014-10-15   文章点击数为:    来源:四川省住房和城乡建设厅    字号:[大] [中] [小]    分享到:
 
  各区(市)县房产管理局,成都高新区规划建设局,机关有关处(室),局属有关单位:
  住房保障档案管理是住房保障的重要基础工作。为加强和规范住房保障档案管理工作,加快推进住房保障管理制度建设,根据住建部《住房保障档案管理办法》(建保〔2012〕158号)文件精神,我局制定了《成都市住房保障档案管理暂行规定》,现印发你们,请认真贯彻执行。
  特此通知。
  成都市城乡房产管理局
  2014年7月7日
  成都市住房保障档案管理暂行规定
  第一章 总则
  第一条 为加强和规范住房保障档案管理,确保其科学、完整、安全、有效地归集、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《住房保障档案管理办法》等相关规定,结合成都市实际,制定本规定。
  第二条 本市行政区域范围内的住房保障档案管理适用本规定。
  第三条 本规定所称住房保障档案,是指在保障性住房筹集、保障对象资格管理、保障性住房的配租配售和保障性住房使用管理工作中形成的或依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,包括纸质、电子两种档案。
  第四条 住房保障档案分为保障性住房房源档案、保障对象档案、住房保障配租配售管理档案及保障性住房使用管理档案四类。
  第五条 住房保障工作的具体实施部门负责其职能范围内的住房保障档案管理工作,包括对其在保障性住房房源筹集、保障对象资格管理、保障性住房配租配售管理、保障性住房使用管理等业务过程中产生的纸质档案进行收集、整理、保管,并将纸质档案进行数字化处理。
  住房保障管理信息系统建设维护部门负责电子档案的保管及备份。
  第六条 住房保障实施部门应当在设施设备、管理经费配置方面满足档案管理工作的需要,并配备必要的档案管理人员。档案管理人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务专业知识和技能。
  各单位住房保障档案管理应达到四川省档案工作规范化管理三级标准。
  第二章 归档目录和归档范围
  第七条 保障性住房房源档案是指我市保障性住房在建设、配建或采购等方式筹集房源的过程中形成的档案资料,收集归档范围为:
  (一)保障性住房建设档案资料。保障性住房建设档案资料按照《城市建设档案管理规定》等管理规范进行归档管理。
  (二)保障性住房配建档案资料归档目录和归档范围为:
  1. 配建项目确定过程中产生的资料。包括配建项目土地拍卖文件、配建合同等;
  2. 配建项目建设过程中产生的资料。包括成都市建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表,房屋面积实测报告,装修竣工资料和建设工程规划验收合格证。
  3. 配建保障性住房移交过程中产生的资料。包括房屋移交协议、合同履行证明、房屋国土证及产权证、委托管理合同等资料。
  (三)保障性住房采购档案资料归档目录和归档范围为:
  1. 采购项目确定过程中产生的资料。包括政府会议纪要、发改委批文、财政预算、采购计划、采购招投标文件、采购合同等资料;
  2. 采购保障性住房移交过程中产生的资料。包括房屋国土证及产权证、委托管理合同等资料。
  (四)通过其他方式筹集房源过程中产生的档案资料。
  第八条 保障对象档案指对正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料。归档目录和归档范围为:
  (一)申请资料。包括申请表、申请对象的居民身份证复印件、户口薄复印件和婚姻证明等基本情况证明资料,申请对象的收入、财产状况证明及其他必要资料;
  (二)审核核准资料。包括审批表、审核部门对申请对象基本情况证明资料、住房状况、收入、财产状况证明及其他必要资料等的审核记录,街道办事处(社区)出具的公示结果证明;资格认定部门出具的住房保障资格认定通知单。
  (三)动态资格管理资料。包括对住房保障对象基本情况证明资料、住房状况、收入、财产状况证明及其他必要资料等的年度审核记录或不定期审核记录。
  第九条 住房保障配租配售档案是指保障性住房在配租或配售过程中产生的具有保存价值的档案资料。主要包括廉租住房、公共租赁住房等租赁型保障性住房的配租管理档案资料以及经济适用房、限价商品房等销售型保障性住房的配售管理档案资料,以及货币化保障档案资料。
  (一)租赁型保障性住房配租管理档案归档目录和归档范围为:
  1. 摇号过程中产生的资料。包括申请对象登记明细、摇号软件、测评报告、摇号公证书、摇号结果等资料。
  2. 选房过程中产生的资料。选房家庭应提供的《资格认定通知单》、身份证复印件、优抚证明资料以及确认选房结果的《配租通知单》留存联等资料;
  3. 签约过程中产生的资料。包括《配租通知单》、优抚证明资料、住房保障家庭成员身份证复印件和婚姻证明复印件、《租赁合同》等资料。
  (二)销售型保障性住房配售管理档案归档目录和归档范围为:
  1. 摇号过程中产生的资料。包括申请对象登记明细、摇号软件、测评报告、摇号公证书、摇号结果等资料。
  2. 选房过程中产生的资料。选房家庭应提供的《资格认定通知单》、身份证复印件、优抚证明资料以及确认选房结果的房屋销售定单等资料;
  3. 签约过程中产生的资料。包括《资格认定通知单》、房屋销售定单、优抚证明资料、住房保障家庭成员身份证复印件和婚姻证明复印件、保障性住房买卖合同及其附件等资料。
  (三)货币化保障管理档案归档目录和归档范围为:
  1. 审核核准资料。包括房屋租赁合同原件、保障对象银行存折或银行卡复印件(保障家庭已租赁住房)、补贴协议原件及其他必要资料。
  2. 专户补贴支取资料。包括购房合同、房屋租赁合同、保障对象银行存折或银行卡复印件及其他必要资料。
  3. 补贴发放资料。包括补贴发放记录等资料。
  第十条 保障性住房使用管理档案是指保障性住房管理主体收集的保障性房屋在使用过程中形成的各类资料,具体包括合同签订资料、入住登记资料、巡查管理资料、租金管理资料、日常维修资料、退房资料及其他管理资料等归档目录和归档范围为:
  (一)合同签订资料。包括《配租通知单》,房屋承租人及共同申请人身份证、户口薄复印件,保障家庭低保、低收入、残疾、烈属等特殊证明资料复印件,银行代扣协议、银行卡复印件,《租金减免申请表》及相关减免资料复印件,租赁合同原件、承租单位营业执照(组织机构代码证)、介绍信及委托代理人、实际居住人身份证及其他相关资料。
  (二)入住登记资料。包括租金缴款票据复印件,房屋保障对象及同住人身份证、户口薄复印件,保障家庭低保、低收入、残疾、烈属等特殊证明资料复印件,《物管费减免申请表》及相关减免资料复印件,《保障性住房住户基本情况调查表》,主申请人及同住人证件照,房租代扣的银行卡复印件,主申请人及同住人婚姻证明复印件,租赁合同原件,《收房交接验收单》及其他相关资料。
  (三)巡查管理资料。包括日、月、季梯度巡查计划,《日巡查记录表》、《月度巡查情况报告》、《保障性住房住户基本情况变更表》,违规行为影像资料,违规行为处理时的《调查询问笔录》、《整改通知书》、《整改承诺书》、《回访记录表》等,空置房巡查管理台账及其他相关资料。
  (四)维修管理资料。包括房屋维修过程中的《报修记录单》、《维修施工单》和维修照片,《工程量核定单》,《造价审核报告》,《维修考评表》,《回访记录单》及其他相关资料。
  (五)租金管理资料。包括《催缴记录单》、《催缴通知书》、《缴租承诺书》等,《租金减免申请表》和符合租金减免政策的相关证明资料及其他相关资料。
  (六)退房管理资料。包括自愿退房申请或不符合资格退房证明文件,《房屋交接验收单》,费用结清证明等资料及其他相关资料。
  (七)上市交易管理资料。包括保障性住房上市交易所形成的上市交易申请书、申请材料、补交价款通知单、准予上市交易通知单等资料。
  (八)房屋互换资料。包括《保障性住房互换的申请书》、《租赁合同》、申请人身份证复印件等。
  (九)考评资料。包括《考评报告》、考评基础材料等。
  (十)其他管理资料。包括保障性住房小区住户信访投诉、开展各项活动及其他相关资料。
  第三章 纸质档案管理
  第十一条 住房保障纸质档案应当实行分类分阶段动态管理。
  (一)保障性住房房源档案由房源业主归档管理。保障性住房为自建项目的,纸质档案资料由建设业主归档管理;保障性住房为代建项目的,纸质档案资料在综合验收合格后三个月内由代建业主移交建设业主进行归档管理;保障性住房为配建项目或采购项目的,纸质档案资料由保障性住房业主进行归档管理。
  (二)保障对象档案实行一户一档,由区(市)、县住房保障部门进行归档管理。中心城区须由市级住房保障部门进行资格认定的,审批表、《资格认定通知单》由市级住房保障部门在保障对象资格认定后三个月内移交各区住房保障部门进行归档管理。
  (三)住房保障配租配售档案中租赁型保障性住房配租管理档案和销售型保障性住房配售管理档案由负责保障性住房配租配售的部门以及租售合同甲方分别进行归档管理。摇号、选房过程中产生的资料,由负责保障性住房配租配售的部门进行归档管理;签约过程中产生的资料由租售合同甲方进行归档管理,其中受甲方委托代为签订租售合同的,在合同签订后三个月内,受托方应将相关档案资料移交租售合同甲方进行归档管理。
  住房保障配租配售档案中货币化保障管理档案根据职责权限分别由审核核准部门和补贴发放部门进行归档管理。中心城区货币化保障管理档案中的审核核准资料由各区住房保障部门负责收集归档管理,专户补贴支取资料以及补贴发放资料由市住房保障部门负责收集归档管理。其中补贴协议市、区房产管理部门均须归档。
  (四)保障性住房使用管理档案实行一房一档为主、一项目一档为辅,由保障性住房使用管理部门和上市交易管理部门分别归档管理。上市交易管理资料由保障性住房上市交易审批管理部门进行收集归档管理;其他保障性住房使用管理档案由保障性住房使用管理部门及其委托的管理单位按照“谁收集、谁管理”原则进行整理、归档和管理,但受委托的管理单位应定期将保障性住房管理情况上报保障性住房使用管理部门。
  第十二条 纸质档案管理包括收集接收、立卷、入库、保管等工作。
  (一)纸质档案的收集接收是指各责任单位档案管理部门或人员在规定时间内分业务类型向业务部门工作人员收集接收住房保障纸质档案的工作。
  业务工作人员应当在每个月前5个工作日内(节假日顺延)将上月产生的、已具备完整业务内容的住房保障纸质档案移交到档案管理部门。
  (二)纸质档案的立卷是指档案管理人员将接收的档案资料按形成的自然规律、逻辑顺序、时间顺序特点进行编号排列、整理、装订成卷的工作。
  纸质档案的立卷应根据《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)、《城建档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011)等规定,根据工作需要单独立卷或归入原档。
  单独立卷的要与原档建立对应关系,便于检索和查阅。
  档案管理人员应自接收档案20日内完成立卷。
  住房保障纸质档案编码应当按照“地区码+档案类别代码+按年份产生的流水号”的原则自动形成。
  住房保障纸质档案卷皮应按规定格式进行编制,详见附件1。住房保障纸质档案的目录应按规定格式进行编制,详见附件2。
  (三)纸质档案的入库保管是指档案管理人员将已完成立卷的档案入库、分类上架和进行日常保管的工作。
  住房保障档案的保管应做到防火、防潮、防光、防虫、防尘、防盗。
  档案管理人员应在完成立卷后5日内完成入库和上架。
  第四章电子档案管理
  第十三条 住房保障电子档案以成都市住房保障信息系统为载体进行采集、保管及利用。包括系统使用过程中形成的结构化数据和纸质档案扫描形成的电子数据。
  第十四条 各责任单位应当在业务办理过程中将纸质档案及时进行数字化处理,处理过程应包括采集、鉴定、归档三个步骤,以保证电子档案的真实性、完整性和有效性。
  第十五条   住房保障电子档案应当按照对应纸质档案的类型及顺序建立电子档案目录,且与纸质档案形成准确、可靠的标识关系。数字化处理应参照《纸质档案数字化技术规范》(中华人民共和国档案行业标准 DA/T 31—2005)进行。
  第十六条 住房保障电子档案的采集及管理过程采用权限控制机制,通过身份认证、权限控制及日志记录,保证电子档案的保密性及安全性。
  第十七条 住房保障信息系统管理单位应当根据《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)等对住房保障电子档案进行保管及备份。
  第五章 鉴定销毁
  第十八条 住房保障纸质档案保管期限根据实际工作需要进行确定,住房保障电子档案保管期限为永久。
  第十九条 住房保障档案的鉴定销毁工作应严格按照《成都市城乡房产管理局档案鉴定销毁管理办法》及实施暂行规定的规定进行。
  第六章 查询利用
  第二十条 住房保障档案的查询利用原则上均以成都市住房保障信息系统为载体通过查询电子档案的方式进行,不对外提供纸质档案的查询利用。
  第二十一条 保障对象提供有效身份证明文件可向住房保障档案管理机构申请查询与本人相关的住房保障对象档案、住房保障配租配售档案及住房保障使用档案。
  第二十二条 工作人员因工作原因确需借阅纸质档案的,须登记借阅的档案资料、借阅原因、借阅时间等信息,并在指定范围内查阅档案。档案查阅完毕后,须将档案归还档案管理人员处。
  第二十三条 相关部门因工作需要需外借纸质档案,应提出外借档案申请,经档案管理单位分管领导签字同意,并履行借阅手续后方可外借。
  住房保障档案外借前,档案管理人员应当同借阅人共同检查档案的基本内容、页数、是否破损等情况,并与系统中的电子影像进行比对,双方签字确认无误后交给借阅人。
  外借的住房保障档案,档案管理人员应当在住房保障管理系统档案外借记录簿上做明确的记录,包括借阅人、借阅事由、借阅日期、归还日期、审核人、归还人等。
  住房保障档案外借期间,由借阅单位负责档案的保管及安全,不得出现泄密、涂改、拆撒、转借等相关情形。
  原始住房保障档案的外借出库,借阅期限不超过十天。到期归还的住房保障档案,应由借阅人本人归还。归还档案时,档案管理人员应检查档案的基本内容、页数、破损情况等,与系统中的电子影像核对无误后,注销外借记录,并将档案归还入库。如到期未归还,档案管理部门应及时催还档案,如需续借,应办理相应的续借手续。
  第七章 附则
  第二十四条 各住房保障档案管理部门应根据本暂行规定,并结合工作实际,制订具体实施细则。
  第二十五条 本规定自发布之日30日后施行,有效期2年。
  附件:1. 成都市住房保障档案卷皮
  2. 成都市住房保障档案卷内目录
附件
 
 
   
主办单位:
地    址:
邮    编:
四川省住房和城乡建设厅
成都市人民南路四段36号
610041
承办单位:
地    址:
邮    编:
四川省住房和城乡建设厅信息中心
成都市人民南路四段36号
610041
备 案 编 号:
网站标识码:
蜀ICP备19012814号-1
5100000065
川公网安备 51010702001131号
如果您在本页面发现错误,请同时按下"CTRL"与"ENTER"键,以便将错误及时通知我们,谢谢您对网站的大力支持。